PREMESSA
Nel presente documento sono illustrate le procedure adottate dall’Istituto IIS G.M. ANGIOY
Carbonia per le comunicazioni con il personale e la diffusione delle circolari interne, in conformità
al Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD), al Regolamento UE 679/2016 (GDPR) e alle
disposizioni in materia di trasparenza amministrativa.
In attuazione del principio di digitalizzazione della Pubblica Amministrazione, le comunicazioni
con il personale avverranno esclusivamente attraverso l’uso delle tecnologie informatiche e
telematiche, senza essere seguite da alcuna comunicazione cartacea, salvo casi eccezionali e motivati.
MODALITÀ DI COMUNICAZIONE
Le comunicazioni con il personale avverranno attraverso i seguenti canali:
1. Posta elettronica
• Invio ordinario di messaggi: all’indirizzo email comunicato alla scuola in occasione della
presa di servizio
• Modalità: utilizzo esclusivo del campo “Copia Carbone Nascosta” (CCN) per comunicazioni
multiple nel caso di indirizzi email personali del dipendente. Possibile l’uso del campo
“Copia Carbone” (CC) solo nel caso di comunicazione alla casella istituzionale sul dominio
della scuola.
2. Circolari
• Pubblicazione in sezione dedicata accessibile mediante credenziali personalizzate
• Accesso tramite piattaforma: sito web, registro elettronico, bacheca digitale
• Credenziali: rilasciate dall’Ufficio di Segreteria all’atto della presa di servizio
GESTIONE DELLE CIRCOLARI
Pubblicazione
Le circolari destinate al personale verranno pubblicate esclusivamente nell’area riservata sopra
indicata. La pubblicazione nell’area riservata costituisce l’unica modalità ufficiale di diffusione
delle circolari.
Presa visione obbligatoria
• Tutto il personale in servizio è tenuto a consultare quotidianamente l’area riservata
• Presunzione di conoscenza: le circolari pubblicate entro l’orario di servizio saranno
considerate automaticamente lette al termine della giornata lavorativa
• Diritto alla disconnessione: le circolari pubblicate dopo la conclusione dell’orario di
servizio del singolo dipendente saranno considerate lette il primo giorno di rientro in
servizio
Attestazione di lettura
• Non sono richieste esplicite attestazioni di presa visione (valgono le regole di presunzione
di conoscenza sopra riportate)
• Responsabilità individuale: ogni dipendente è responsabile della consultazione quotidiana
dell’area riservata
• Eccezioni: per circolari di particolare rilevanza, il Dirigente Scolastico potrà richiedere
conferma esplicita di ricezione
STRUMENTI DI ACCESSO
Il personale può accedere alle comunicazioni utilizzando:
Strumentazione dell’Istituto
• PC collegati alle LIM presenti nelle aule
• PC della sala professori
• Condizioni d’uso: l’accesso agli strumenti messi a disposizione dall’istituto deve avvenire
per il tempo strettamente necessario alla consultazione delle circolari o della casella email
in momenti compatibili con lo svolgimento della propria attività lavorativa.
Dispositivi personali
• Tablet, smartphone, computer portatili
• Accesso consentito anche da remoto e al di fuori dell’orario di servizio
• Responsabilità: configurazione e sicurezza dei dispositivi personali a carico
dell’utilizzatore
SUPPORTO VIA EMAIL
Funzione integrativa
• L’Istituto potrà inviare le circolari anche via email per facilitarne la consultazione
• Finalità: mera facilitazione e segnalazione di nuove pubblicazioni
• Valore: la mail ha esclusivamente valore informativo
Responsabilità
• Obbligo primario: consultazione dell’area riservata, indipendentemente dalla ricezione
email
• Giustificazioni non accettabili: mancata ricezione email, problemi tecnici della casella
personale
• Unica eccezione: comprovati malfunzionamenti dell’area riservata segnalati
tempestivamente agli uffici
DISPOSIZIONI PER LA PRIVACY E LA SICUREZZA
Contenuti delle circolari
• Principio di minimizzazione: inclusione dei soli dati personali strettamente necessari
• Dati sensibili: particolare attenzione ai dati relativi a salute, disagio, condizioni personali
• Minori: massima tutela per informazioni riguardanti studenti minorenni
Modalità di pubblicazione
• Default: pubblicazione in area riservata
• Pubblicazione pubblica (sito web): solo previa autorizzazione specifica del DS/DSGA e
rimozione di qualunque dato personale
• Controllo: verifica preventiva dei contenuti da parte del personale incaricato
DISPOSIZIONI OPERATIVE PER IL PERSONALE ADDETTO
Il personale incaricato della pubblicazione delle circolari dovrà:
1. Verificare i contenuti rispetto ai principi di privacy e minimizzazione dei dati
2. Pubblicare nell’area riservata come modalità standard
3. Richiedere autorizzazione al DS/DSGA per eventuale pubblicazione pubblica
4. Rimuovere dati personali in caso di pubblicazione pubblica autorizzata
5. Conservare traccia delle pubblicazioni effettuate
6. Segnalare tempestivamente eventuali malfunzionamenti tecnici
PERSONALE NEOASSUNTO
Il personale che prenderà servizio durante l’anno scolastico:
• Riceverà le credenziali di accesso all’atto della presa di servizio
• Sottoscriverà dichiarazione di conoscenza delle presenti procedure
• Prenderà visione della presente circolare pubblicata in Amministrazione Trasparente
Formula dichiarazione: “Il/la sottoscritto/a dichiara di aver preso visione e di aver compreso le procedure
in uso presso l’Istituto IIS G.M. ANGIOY CARBONIA per le comunicazioni con il personale, pubblicate in
Amministrazione Trasparente sezione Disposizioni generali / Atti generali / Atti amministrativi generali”
CASI ECCEZIONALI
In situazioni di emergenza o urgenza, potranno essere adottate modalità alternative di
comunicazione (telefonate, comunicazioni verbali, etc.), che dovranno comunque essere
formalizzate successivamente attraverso i canali ufficiali.
DISPOSIZIONI FINALI
• La presente circolare entra in vigore immediatamente
• È pubblicata in Amministrazione Trasparente, sezione “Disposizioni generali / Atti generali
/ Atti amministrativi generali”
• Sostituisce eventuali precedenti disposizioni in materia
• Per chiarimenti rivolgersi agli Uffici di Segreteria